Handbuch

Schritt für Schritt durch die emna-App – von der Einrichtung bis zum Ernstfall.

So funktioniert emna in einem Satz

Du legst in der emna-App fest, wer in welcher Situation welche Einträge öffnen kann. emna verwahrt davon nur eine verschlüsselte Kopie. Im Ernstfall prüft ein Anwalt anhand von Urkunden, ob die Situation nachgewiesen ist – erst dann können deine Berechtigten öffnen, was du für sie bestimmt hast. Mehr nicht.

Drei Begriffe begleiten dich durch dieses Handbuch:

Begriff Was es ist
Situation Der Ernstfall, für den etwas bestimmt ist – zum Beispiel Koma oder Tod.
Berechtigter Eine Person, die im Ernstfall etwas öffnen kann.
Eintrag Was du hinterlegst: Text, Zugangsdaten, Dokumente, Fotos, Botschaften.

1. Einrichten

App installieren und Master-Passwort festlegen

Lade die emna-App herunter und starte sie. Beim ersten Start legst du dein Master-Passwort fest. Es schützt deine Daten auf deinem Gerät.

Wichtig: Das Master-Passwort kann niemand zurücksetzen – auch emna nicht. Wähle eines, das du dir sicher merken kannst, und bewahre es zusätzlich an einem sicheren Ort auf.

Deine Daten bleiben bei dir

emna arbeitet auf deinem Gerät. Das Original deiner Vorsorge bleibt bei dir; emna erhält bei der Einlagerung nur eine verschlüsselte Kopie. emna ist deshalb kein Backup – sichere deine Originaldokumente und dein Gerät wie gewohnt selbst.

30 Tage zum Ausprobieren

Du kannst die App 30 Tage lang vollständig nutzen, bevor du zum ersten Mal einlagerst. Danach kannst du deine Daten weiter lesen, aber erst nach der ersten Einlagerung wieder ändern. Ab der ersten Einlagerung gilt diese Grenze nicht mehr.

2. Mit dem Vorsorge-Assistenten starten

Wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst: Der Vorsorge-Assistent stellt dir Fragen zu deiner Lebenssituation – Familie, Konten, Firma, Vollmachten – und schlägt dir passende Situationen, Berechtigte und Einträge vor. Du kannst jederzeit unterbrechen und später weitermachen. Am Ende siehst du deinen Vorsorge-Score und die nächsten Schritte.

3. Situationen anlegen

Eine Situation ist immer einer von sieben Ernstfällen. Für jeden steht fest, mit welcher Urkunde er nachgewiesen wird – du musst nichts formulieren, und niemand muss etwas auslegen.

Situation Nachweis
Tod Sterbeurkunde
Koma (seit mindestens drei Tagen) Ärztliche Bescheinigung
Gerichtliche Betreuung Betreuungsbeschluss oder Betreuerausweis
Vermisst (seit mindestens zehn Tagen) Bescheinigung der Polizei über die Vermisstenanzeige
Inhaftierung Haftbescheinigung
Unterbringung in einer geschlossenen Einrichtung Unterbringungsbeschluss
Vorsorgefall (bei erteilter Vorsorgevollmacht) Ärztliche Bescheinigung und Vorsorgevollmacht

Den Namen der Situation kannst du frei wählen („Mein Koma“, „Wenn ich sterbe“). Eigene Bedingungen wie „wenn ich nicht mehr klar denken kann“ gibt es bewusst nicht: Sie müsste jemand auslegen – und genau das soll im Ernstfall niemand tun müssen.

Und bei Demenz? Eine Demenz beurteilt bei emna niemand. Hast du eine Vorsorgevollmacht erteilt, greift der Vorsorgefall, sonst die gerichtliche Betreuung. Und solange du selbst entscheiden kannst, kannst du jederzeit selbst freigeben – mehr dazu in Abschnitt 8.

Tipp: Zwei oder drei Situationen reichen den meisten. Koma und Tod sind fast immer dabei.

4. Berechtigte anlegen und den Benutzerschlüssel übergeben

Berechtigte anlegen

Lege für jede Person, die im Ernstfall etwas öffnen können soll, einen Berechtigten an – mit Namen und Kontaktdaten. Halte die Kontaktdaten aktuell: Über sie wird die Person im Ernstfall erreicht.

Der Benutzerschlüssel

Für jeden Berechtigten erzeugt die App einen eigenen Benutzerschlüssel. Ohne ihn kann die Person nichts öffnen – mit ihm allein aber auch nicht: Erst wenn ein Anwalt die Situation bestätigt hat, passt alles zusammen.

So übergibst du ihn:

  1. Öffne beim Berechtigten „Benutzerschlüssel anzeigen“ und speichere oder drucke das PDF mit dem QR-Code.
  2. Gib es der Person persönlich in einem verschlossenen Umschlag.
  3. Sag ihr kurz, worum es geht: „Das ist mein emna-Schlüssel für dich. Heb ihn gut auf. Wenn mir etwas passiert, steht auf dem Blatt, was zu tun ist.“

Grundregeln:

  • Den Benutzerschlüssel nie digital verschicken – keine E-Mail, kein Messenger.
  • Jeder bewahrt seinen eigenen Umschlag auf, an einem Ort, zu dem nur er Zugang hat – nicht alle Umschläge gemeinsam im Familien-Tresor.
  • Die Person muss wissen, dass es emna gibt. Sonst meldet im Ernstfall niemand den Fall.

Wenn ein Umschlag verloren geht

Erzeuge in der App einen neuen Benutzerschlüssel für diese Person, übergib ihn wie oben und lagere danach erneut ein. Der alte Schlüssel funktioniert dann nicht mehr.

Wenn du und dein Partner gemeinsam verunglücken

Trag für Koma und Tod eine zweite Person ein – etwa Geschwister, ein erwachsenes Kind, eine enge Freundin. Eine „Ersatzperson, die nur einspringt, wenn die erste ausfällt“, gibt es nicht: Die zweite Person kann ihren Teil in jedem Ernstfall öffnen. Verteile die Einträge deshalb bewusst – Praktisches an beide, Persönliches nur an deinen Partner. Und: Jeder von euch braucht seine eigene emna.

5. Einträge anlegen

Ein Eintrag ist alles, was jemand im Ernstfall wissen oder haben muss. Für jeden Eintrag legst du fest, welcher Berechtigte ihn in welcher Situation öffnen kann. Die Zugriffs-Matrix zeigt dir das als Übersicht.

Was in einen guten Eintrag gehört

  • Was: Worum geht es? („Sparkasse – Girokonto, davon geht die Miete ab“)
  • Wo: Wo liegen Vollmacht und Originale?
  • Was zu tun ist: Wen anrufen, was weiterlaufen muss, was auf keinen Fall gekündigt werden soll
  • Wer hilft: Ansprechpartner, Steuerberater, Kollegen

Bankkonten: Erteile lieber eine Kontovollmacht und hinterlege in emna, wo sie liegt, als die Online-Banking-Zugangsdaten. Die Weitergabe von Zugangsdaten verstößt in aller Regel gegen die Bedingungen der Bank – und gerade bei Koma oder Betreuung lebst du ja noch.

Wertvolle Geheimnisse wie Krypto-Schlüssel sicherst du zusätzlich selbst. emna darf nie der einzige Ort sein, an dem sie existieren; in emna gehört die Wegbeschreibung.

Ordner

Ordner halten die Übersicht, zum Beispiel:

Ordner Typische Einträge
Finanzen Konten, Depots, Versicherungen
Persönlich Botschaften, letzte Wünsche
Gesundheit Ärzte, Hinweise zur Patientenverfügung
Firma Zugänge, Abläufe, wer was übernimmt
Digital E-Mail, Smartphone, Online-Konten, Abos

Dateien anhängen

Du kannst Fotos, PDFs und Aufnahmen an Einträge hängen. Die App zeigt dir, wie viel Platz du noch hast.

Rechtliche Dokumente

emna ersetzt kein Testament und keine Vollmacht – es ergänzt sie. Hinterlege in emna, wo die Originale liegen und was deine Familie darüber hinaus wissen muss.

6. Der Notfallbereich

Manche Informationen werden in Minuten gebraucht, nicht in Tagen: Blutgruppe, Allergien, Medikamente, wen man anrufen soll. Dafür gibt es den Notfallbereich. Was du dort einträgst, ist für Helfer ohne Freigabe zugänglich – trag deshalb nur ein, was jeder sehen kann. Auf Wunsch aktivierst du den Online-Notfallpass, den Helfer über einen Code aufrufen können.

7. Einlagern

Mit der Einlagerung bekommt emna eine verschlüsselte Kopie deiner Vorsorge, gespeichert in Deutschland. Der Einlagerungs-Assistent führt dich durch:

  1. Konto – Anmeldung bzw. Registrierung und Abo.
  2. Identitätsnachweis – vor der ersten Einlagerung bestätigst du einmal, dass du der Ersteller bist. Die App zeigt dir eine Vorlage.
  3. Anwalt wählen – ein Anwalt aus dem emna-Netzwerk. Er verwahrt die Situationsschlüssel. Auch deine eigene Kanzlei kann dem Netzwerk beitreten.
  4. Recovery (empfohlen) – siehe unten.
  5. Prüfung und Einlagerung – die App prüft vor dem Hochladen, ob sich alles wieder öffnen lässt, und lagert dann ein.

Danach erhältst du einen Einlagerungsbeleg.

Recovery: dein Sicherheitsnetz

Wenn du Recovery aktivierst, erzeugt das System eine Recovery-Phrase aus sechs Wörtern. Du kannst sie nicht selbst wählen. Bewahre sie an zwei Orten auf, an die im Ernstfall jemand herankommt – getrennt vom Master-Passwort. emna kennt die Phrase nicht. Eine Wiederherstellung ist eine Sonderleistung auf Antrag.

Ohne Recovery gilt: Geht dein Gerät verloren und hast du kein Master-Passwort mehr, ist deine lokale Datenbank weg. Die eingelagerte Vorsorge für deine Berechtigten besteht trotzdem weiter.

Wann neu einlagern?

  • Nach jeder Änderung, die im Ernstfall zählen soll – neue Einträge, neue Berechtigte, ein neuer Benutzerschlüssel.
  • Die Übersicht in der App zeigt dir, ob es nicht eingelagerte Änderungen gibt.
  • Rechne mit ein- bis zweimal Pflege im Jahr.

8. Im Ernstfall

  1. Jemand meldet den Fall bei deinem Anwalt – zum Beispiel ein Berechtigter – und legt die Urkunde vor. Die Kontaktdaten stehen auf dem Blatt mit dem Benutzerschlüssel.
  2. Der Anwalt prüft anhand der Urkunde, ob die Situation nachgewiesen ist. Er prüft zeitnah, eine feste Frist gibt es nicht.
  3. Ist sie nachgewiesen, gibt er nur den Situationsschlüssel dieser Situation frei.
  4. Deine Berechtigten erhalten einen Download-Code für die verschlüsselte Datenbank und öffnen mit ihrem Benutzerschlüssel in der emna-App, was du für sie und diese Situation bestimmt hast – dazu gibt ihnen der Anwalt noch eine PIN persönlich durch.

Nach jeder Freigabe wirst du benachrichtigt. Wachst du nach einem Koma wieder auf, weißt du also, was geöffnet wurde.

Selbst freigeben

Solange du selbst entscheiden kannst, kannst du jederzeit selbst freigeben – etwa wenn sich eine Erkrankung abzeichnet. Dafür genügt eine Nachricht an deinen Anwalt; er prüft nur, ob sie wirklich von dir kommt.

9. Pflege: einmal im Jahr durchgehen

  • [ ] Sind alle Einträge noch aktuell? (Konten, Zugänge, Kontakte)
  • [ ] Stimmen die Berechtigten noch – und ihre Kontaktdaten?
  • [ ] Passen die Situationen noch?
  • [ ] Hat jeder Berechtigte seinen Umschlag noch?
  • [ ] Ist dein Anwalt noch erreichbar?
  • [ ] Danach: erneut einlagern.

Mehr Tipps aus der Praxis findest du in den Best Practices.