Best Practices

Bewährte Strategien und Tipps für die optimale Nutzung von emna.

Den Benutzerschlüssel übergeben: drei Wege

Der Benutzerschlüssel entscheidet mit darüber, ob deine Berechtigten im Ernstfall tatsächlich öffnen können. Wie du ihn erzeugst, steht im Handbuch. Hier geht es darum, wie du ihn klug übergibst.

1. Persönlich übergeben – der Normalfall

Für: Partner, erwachsene Kinder, enge Vertraute.

Übergib den Umschlag persönlich und verbinde es mit einem kurzen Gespräch, warum du vorsorgst. Mehr als zwei, drei Sätze braucht es nicht.

  • Der Umschlag muss nicht geöffnet werden – er soll nur sicher liegen.
  • Vereinbart einen Ort („bei deinen wichtigen Unterlagen“).
  • Sag dazu: „Wenn etwas passiert, meldest du dich bei dem Anwalt, der auf dem Blatt steht.“

2. Hinterlegen – wenn die Person weit weg wohnt

Du kannst den versiegelten Umschlag bei einem Notar oder einer anderen Vertrauensstelle hinterlegen, die ihn im Ernstfall an die Person aushändigt. Kläre vorher, an wen der Umschlag geht und wann.

Nicht bei dem Anwalt hinterlegen, den du in emna als Freigabe-Anwalt gewählt hast: Er soll im Ernstfall prüfen, nicht beide Teile in der Hand halten.

3. Tresor oder Schließfach

Geht, hat aber Haken: Der Berechtigte braucht Zugang, und Bankschließfächer sind nach einem Todesfall oft eine Weile gesperrt. Plane dann einen zweiten Weg ein.

Situationen planen

Die häufigsten Kombinationen

Situation Typische Berechtigte
Tod Partner, Kinder, Geschäftspartner
Koma Partner, eine zweite Vertrauensperson
Vorsorgefall (bei Vorsorgevollmacht) Die bevollmächtigte Person
Gerichtliche Betreuung Partner, Geschäftspartner, Steuerberater

Typische Fehler

Nur „Tod“ anlegen. Ein Koma ist häufiger, als man denkt – und gerade dann braucht dein Partner Konten, Verträge und die Information, wo die Vollmacht liegt.

Nur eine Person eintragen. Fallt ihr beide gleichzeitig aus, kommt niemand an deine Einträge. Trag für Koma und Tod eine zweite Person ein (siehe Handbuch, Abschnitt 4).

Allen alles geben. Der Steuerberater braucht deine persönlichen Botschaften nicht, die Kinder die Firmenzugänge nicht. Gib jedem nur, was er braucht – emna sorgt dafür, dass er auch nur das öffnen kann.

Zu viele Situationen. Zwei bis vier reichen fast immer. Jede weitere macht die Pflege aufwendiger.

Den richtigen Anwalt wählen

  • Erreichbarkeit: am besten in deiner Nähe oder eine Kanzlei, die du kennst.
  • Langfristigkeit: Vorsorge läuft über Jahre. Eine Kanzlei mit Vertretungsregelung ist besser als ein Einzelanwalt kurz vor dem Ruhestand.
  • Vertrauen: Er prüft im Ernstfall nur Urkunden – öffnen kann er deine Einträge nicht. Trotzdem sollte es jemand sein, dem du vertraust.
  • Deine eigene Kanzlei kann dem emna-Netzwerk beitreten.

Verwahrung, Prüfung und Freigabe durch den Anwalt sind im Abo enthalten. Beratung, die du zusätzlich bei ihm beauftragst, vereinbarst du direkt mit ihm.

Anwalt wechseln

Ein Wechsel ist möglich. Melde dich beim emna-Support; bei der nächsten Einlagerung wählst du den neuen Anwalt. Deine Berechtigten behalten ihre Benutzerschlüssel.

Gibt ein Anwalt seine Tätigkeit auf, übernimmt geordnet eine Auffangtreuhänderin, bis du einen neuen gewählt hast.

Einträge, die im Ernstfall wirklich helfen

  • Schreib für jemanden, der nichts weiß. „Das Konto bei der Sparkasse“ hilft nicht, „Girokonto Sparkasse Hanau, Ansprechpartnerin Frau X, Tel. …“ schon.
  • Sag, wo die Originale liegen. Vollmacht, Testament, Versicherungspolicen.
  • Denk an die Firma. Wer übernimmt was, welche Zugänge braucht die Buchhaltung, wer muss informiert werden?
  • Persönliche Botschaften sind oft das, was am Ende am meisten zählt. Ein paar Zeilen reichen.
  • Große Videos lieber als Hinweis auf den Speicherort hinterlegen statt anhängen.

Pflege ohne Aufwand

  • Einmal im Jahr alles durchgehen – zum Beispiel immer im Januar oder an deinem Geburtstag.
  • Nach jedem großen Ereignis – Heirat, Trennung, Geburt, neuer Job, Firmengründung – kurz prüfen, ob Berechtigte und Einträge noch passen.
  • Nach Änderungen neu einlagern. Die App zeigt dir, wenn es nicht eingelagerte Änderungen gibt.